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oa办公协同系统的整体目标

返回列表 来源:SaaS之家 发布日期: 2019-01-15

  1.整体目标


  oa办公协同系统的整体目标是:”以先辈成熟的盘算机和通信技能为紧张本领,建成一个笼罩党政结构和企奇迹单元办公部门的办公信息体系,经由历程网络技能,供应本单元与外界之间的信息互换,创建高质量、高服从的信息网络,为向导决议和办公供应办事,实现办公当代化、信息资本化、传输网络化和决议科学化。


  办公主动化的真正意义不是指简朴的借助电脑处置惩罚收发电子邮件等一样平常办公功课,而是经由历程盘算机体系的种种使用,使各自力的事变者能实现信息同享,协同事变,长途挪动办公,并能对事变流程举行操纵,公道结构机构的公牍和文档的流程等办公功课,周全进步结构机构的办公服从,实现信息同享。这类基于盘算机体系使用的办公就可以或许称为办公主动化。

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  创建oa办公协同系统的底子目标有两个:第一是将企业的治理范例化、公道化、高效化,贯串先辈的治理头脑;第二是经由历程数据收罗和阐发处置惩罚,为向导层供应决议撑持。


  2.体系概述


  ”奥林协同办公”是一套面向我国党政结构、企奇迹单元的办公营业处置惩罚的办公主动化治理体系。


  因为行业性子差别,差别的行业的办公营业必定存在着差别;”奥林协同办公”综合多行业、多单元的差别营业需求,针对我国企奇迹单元遍及关怀的题目来构造、结构体系。


  ”奥林协同办公”是基于尺度群件体系(Lotus Domino/ Notes)和干系型数据库体系(如Oracle、MS SQL Server等等)的综合办公体系。该体系充实使用Lotus Domino/Notes的富厚强盛的功效宁静台机能,联合先辈的Internet/Intranet技能和组件技能,不但本身组成一个完备的自力体系,并且与奥林软件的ERP体系融为一个完备体系,是构建我国企奇迹内部网和企奇迹信息体系的最好办理筹划。相关阅读:Wisoft iCP oa协同办公软件与知识管理


  奥林协同办公体系的使用紧张有以下几类:


  l 小我私家变乱


  l 一样平常公事


  l 公牍治理


  l 行政治理


  l 大众信息


  l 内部互换


  l 体系治理


  小我私家变乱是体系中属于小我私家私有的信息部门,在进入体系登岸时的口令就重假如用来掩护这部门内容。它紧张包罗待办变乱、电子邮件、小我私家文档、小我私家手刺夹、日程摆设、暗码点窜等功效。


  变乱治理与运动摆设包罗一样平常公事治理、大众信息治理、内部互换等,如挂号天天的运动摆设、找出某几小我私家的配合余暇时候等。


  公牍治理是最底子的办公主动化东西,在一样平常的办公运动中,有大量的公牍处置惩罚事变,包罗公牍起草、公牍流转、批阅、考核、公牍挂号、归档、公牍阅览、查询、内/内部公牍的收、发等,是一种凭据流程处置惩罚的协同事变的要领。


  行政治理是针对单元内部的行政部门所开辟的功效模块,重假如办公室职员一样平常所触及到的紧张营业,好比对外来职员欢迎、车辆使用、集会室使用等举行治理。


  体系治理是对体系结构布局和数据备份的同一操纵,使体系治理员能便利地治理体系。


  3.体系特性


  1. 采纳Internet的最新技能实现信息的静态公布和及时更新;2. 完备采纳扫瞄器/办事器(B/S)的开辟技能,终端用户无需安装客户端软件,翻开IE便可使用;3.与奥林ERP体系的无缝毗连--经由历程DOMINO/NOTES R5强盛的事变流和数据库复制技能,实现了NOTES 数据库和奥林ERP体系的无缝毗连,真正实现了企业商务运动和事变流的主动跟尾。推荐阅读:超星进销存软件功能模块介绍


  4. 采纳多达7级的体系拜候权限操纵本领和数字署名技能,切合C2级宁静尺度;5. 与其他使用体系的高效扩大--采纳本体系先辈的中心毗连件技能,可以或许将本体系和企业全部的使用体系精密地集成,使企业数据资本获得充实使用;因为体系接口开放,从而可以或许在现有体系的底子上扩大新功效;6. 数据的同一背景掩护完备基于扫瞄器的背景掩护使得掩护不局限于功效模块,而可以或许凭据信息的内容举行高效地组合;7.在B/S下撑持动静提示框功效(待办变乱)并且不必安装任何客户端软件就可以或许供应声音和视觉的新动静到达提示。


  8.基于扫瞄器下功效强盛的、保存点窜、删除、增长等操纵陈迹的编纂器,同时可切换到Word下举行编纂,然后再引入到该编纂器里边,便利习习用Word举行编纂的用户。


  9. 可静态界说事变流程,比事前界说流程的做法更得当治理现实。


  10.用户界面自界说:按用户的小我私家喜欢与办公风俗自界说界面;11. 采纳ODBC、DECS、LEI技能实现与企业现成数据库集成,修建企业常识流派的平台。


  12.采纳sametime技能,在线及时探求专家以举行专家定位与征询。同时使用Sametime的多种功效可举行常识的互换、会商。并可召开从小型到大型的音频/视频集会。


  4.功效概述


  (一)、小我私家变乱处置惩罚子体系:


  供应给每位体系办公职员一个同一的私有变乱处置惩罚平台,此部门包罗待办变乱、电子邮件、小我私家通信录、小我私家文档、日程摆设、署名治理、暗码点窜七个模块。


  (a) 1、待办变乱


  用户进入体系后,体系主动将全部必要处置惩罚、浏览的文件放入”待办变乱” 中,并且按范例、按缓急水平、按状态举行分类排序,在主界面的右下角供应新待办变乱的声音和视觉提示,点击文档毗连可以或许间接进入所要处置惩罚的营业文档,当变乱处置惩罚终了后经由历程简朴的操纵将待办状态改酿成完成状态,也可将完成状态变回待办状态。可以或许凭据小我私家必要随时删除种种状态的待办变乱。


  (b) 2、电子邮件


  您只要点击导航条小我私家变乱栏下的电子邮件热门链接图标便可在界面右侧翻开您的电子邮件收件箱,您的来信尽在面前。


  此时您可以或许点击[发件箱]来检察您生存过的已发函件;及在[草稿箱]里检察您还未发的邮件。要发新邮件,你只要点击[新邮件]后便可翻开填写新邮件表单,起头您的内容输入并完成发送操纵。在收件箱中供应未检察邮件与已阅过邮件的标记性提示功效,并且与待办变乱一样也供应新邮件到达时的声音与视觉提示功效,同时也可以或许凭据小我私家必要随时删除种种状态的电子邮件。体系在Mail目次下为每一个用户以其姓名创建一个邮箱文件,每一个用户都可以或许经由历程该邮件体系收、发邮件,经由历程该邮件体系可以或许增长用户之间的合作、相同、接洽,实现信息的通报、存储、转发、与互换。


  (c) 3、小我私家通信录


  相称于小我私家手刺夹的功效,凭据小我私家必要本身举行增加通信记载,体系主动举行分类治理,在这里您可以或许随时轻松地查找记载中的任何一位朋侪姓名、接洽要领和小我私家情况。在邮箱群组列表中可以或许创建小我私家的邮箱群组,在发送电子邮件时可以或许很便利的完成群发操纵。同时也可以或许凭据小我私家必要随时删除种种通信记载。


  通信录中包罗的信息有:姓名、性别、单元、部门、科室、职务、职称、办公德律风、公司传真德律风、单元地点、来往时候、家庭住址、家庭德律风、家庭传真德律风、BP机、手提德律风、身份证号、邮编、E_MAIL、备注。


  (d) 4、小我私家文档


  该模块在您可以或许完成对小我私家的各种电子文档的录入、分类和治理。不外对付文档的巨细要凭据您小我私家邮箱的物理空间来肯定。同时也可以或许凭据小我私家必要随时删除种种文档。


  (e) 5、日程摆设


  是体系将必要用户管理的一些事项的扼要形貌,主动将该功效记入该用户的小我私家日程摆设中;为您供应有筹划、增长服从提醒性的备忘录文档;用户可以或许随时根据约会、约请、变乱、提示、怀念日在本人的日程摆设中增加、点窜、删除日程摆设信息;使用户的一样平常路程摆设有序次的举行。并且可以或许在每项摆设中参加提示时候,体系会在指定的提示时候范畴内收回声音和视觉提示。


  (f) 6、署名治理


  供应对单元向导的手写署名的治理,小我私家只要治理本身署名的权限;治理员有治理每小我私家署名的权限。在必要参加署名的相干模块中心接引入可以或许将事前生存好的小我私家署名表现在相应的位置上。


  (g) 7、暗码点窜


  在点窜暗码模块中,用户可以或许完成对小我私家的登岸体系口令的点窜和治理。假如输入的原暗码有误大概在新口令和新口令确认两处输入的暗码不同等,点窜都没法完成。留意:点窜暗码后,体系不会立即见效,大概要等几分钟后才气见效,这取决于办事器的处置惩罚速率及使命忙碌水平。


  (二)、一样平常公事治理子体系:


  它包罗向导督办、关照治理、集会治理、向导日程、告假治理五个模块。


  1、向导督办:


  本模块重假如为向导在事变上对员工举行催促管理而设置。督办的全历程包罗:督办立项、交办、承办、承办陈诉、对承办陈诉的复兴和催办等等。您可按作者排序、定时候排序检察向导督办变乱;由向导起草督办的文档,是一个自上而下流程,经由历程向导督办可以或许进步员工的办公服从,使向导下达的下令或使命便利、快速得以管理。


  内容包罗:督办事项、督办人、地点部门、起草时候、告急水平、择要、紧张内容、管理人。


  可以或许挑选管理人、并可以或许查抄其是不是外出。


  发送给管理人后,该督办单立即进入管理人的待办变乱中。


  2、关照治理:


  关照是把单元一件事变有挑选地报告某些人,被吸收人可以或许反应关照信息。可按作者排序、定时候排序来检察有关关照变乱。


  内容包罗:发关照人、地点部门、公布时候、当前状态、关照主题、关照内容、吸收关照职员。


  发关照人可以或许挑选吸收关照的职员。可以或许检察吸收关照职员是不是有外出,关照发送后为吸收人组成待办变乱。


  3、集会治理:


  起草集会


  内容包罗: 集会主题、调集人、主持人、公布时候、集会地点、到场职员、集会种别、集会日期、起头时候、竣事时候、议事日程等信息。起草终了后按发送便把关照发送给所选定到场职员的待办变乱中。集会关照发送后将无权再点窜(包罗到场职员)。


  签收


  被约请人在待办变乱里翻开关照的热门链接间接进入集会关照中举行关照签收步调。若能定时到场,则可单击定时列席按钮,体系主动把签收信息反应给集会调集者;若没有时候或其他缘故原由此不克不及到场时,可以或许在不克不及列席缘故原由中举行表明。让集会调集者对集会到场职员有通盘相识,必要时可以或许点窜集会日期或时候以满意要求。


  总结


  运动或集会实行终了后, 有关职员可天生总结陈诉或集会记载附加在原摆设上来编写集会记要。采纳集会日程治理可以或许幸免以往手工摆设集会形成的关照不及时、疏漏职员、会期摆设分歧理等弊端,对一样平常集会摆设具有紧张意义。


  集会竣事后由集会调集人举行集会记要的编写,在集会治理主界面下单击他所调集集会的主题,就可以或许进入编写记要的操纵界面,单击编写记要按钮进入操纵。


  记要内容包罗:题目、内容、附加附件、吸收记要职员。写完记要后可挑选收件人,默许将预会者姓名列在收件人中,可以或许增长或点窜收件人列表。末了按下生存该文档以便往后点窜,按下发送就发给各收件人。


  4、向导日程:


  向导日程摆设模块的紧张筹划目标是可实现对单元向导每周和月度运动举行静态挂号、调和、公布等功效:该功效共包罗4种脚色的职员:一般用户、日程申请者、日程审批者、治理员。一般用户可随时检察单元向导的当周和当月度已被审批者摆设了的日程。日程申请者(一样平常为二级单元的向导)具有申请日程摆设权限,可提出日程摆设申请,待日程审批者(一样平常为办公室秘书)确认后便可公布这些日程摆设。


  日程审批者可随时变动已公布的日程摆设,以处置惩罚突发变乱的产生。全部用户可以或许看到日程末了更新时候。


  5、外出挂号


  重假如为了治理单元职员出差、告假与办公之间的抵牾,组成一个调和、合作的事变情况。点击外出挂号便可检察单元当前全部职员外出情况。它包罗外出声明、外出的排除及外出的记载情况。


  若单元职员必要外出时可以或许收回告示声明,单击起草声明进入外出挂号表单中根据体系提示填写出差时候、出差地点、事由和是不是挑选秘书代庖或指定其别人管理或停息(注:当前状态一栏应为外出声明)后按生存便可生存当前声明文档。出差人出差返来后,进入出差声明中,翻开本身出差前起草的出差声明单,进入编纂状态,把当前状态一栏中改酿成:外出排除,然后生存文档,那该文档会从当前出差页面中被消弭而放在外出记录;酿成单元职员出差的存案供查。


  (三)、公牍治理子体系:


  其中包罗收文治理、发文治理、陈诉治理、文档治理四个模块。


  1、收文治理


  收文治理紧张处置惩罚各级来文,办理收到文件的挂号、拟办、传阅、转办、反应等的电子化处置惩罚;其管理流程操纵类似但流程简朴一些。


  2、发文治理


  发文治理是针对济钢的现实需求本性化定制的一套可自界说流程、可监控的智能型公牍流转体系;它能对本单元或部门的发文从拟稿到文件的组成举行有用、及时、轻松的治理,包罗拟稿、核稿、会签、复核、签发、成文、印发、归档等一系列操纵,使发文的起草、发送、传阅、指挥、批阅等事变变的很是的简朴。


  3、陈诉治理


  该模块为向导及其秘书供应一个撰写、印刷、治理陈诉和材料的抱负的体系情况,陈诉撰写治理子体系可为向导起草庞大集会文件、紧张陈诉发言;可为向导在举行文件起草时在线供应有关各参考材料、综合材料、专题陈诉 和紧张的统计数据和有关法例条则等帮助质料。陈诉审批功效是为事变中常常随机性地起草一些陈诉,报告送交指定的职员审批而筹划的,紧张功效包罗起草陈诉、陈诉上送、陈诉批阅、多级审批等。批阅历程中,提交陈诉人可以或许及时相识批阅希望情况。审批效果可以或许间接公布到告示板,也能举行文档的归档。


  4、文档治理


  该模块供应档案治理、借阅功效,包罗借阅申请、借阅审批和借阅监控等功效。这里的借阅表现为受权别人浏览文档。 供应非文档类公牍的分类、挂号、查询和档案文件的挑选、序次调解,档案檀卷的移卷、拆卷、封卷、解封等。重假如从公牍治理归档过来,对纸质文件可以或许手工立卷归档,对付从体系公牍治理办结的文件则可以或许举行电子归档。体系同时供应了机动的档案借阅本领,包罗电子邮件借阅、联机借阅的电子本领和填写借阅单等手工借阅本领,并经由历程全文索引,供应对档案的强盛的检索功效,并可以或许对档案的借阅举行查询。其他档案的输入可以或许人工地有纸质文件酿成电子档案,针对付档案中的借阅治理、移卷、拆卷、封卷、解封等,我们供应一个档案接口,按兼容性原则来使用它。


  (四)、行政治理子体系:


  它重假如为行政部门供应一些对一样平常变乱的信息挂号与治理,包罗欢迎治理、集会室治理、和车辆治理三个模块。


  1、欢迎治理


  处置惩罚单元欢迎事变的一些变乱挂号和治理方面的信息。


  欢迎治理处置惩罚单内容包罗:被欢迎人姓名、欢迎时候、来人单元、来人职务、来时交通东西、来人德律风、来人事由、来人人数、接站司机、欢迎人姓名、欢迎人职务、欢迎人德律风、来人住址、留宿用度、入住时候、立即时候、返回交通东西、票价、我方购票(张)、对方购票(张)、其他耗费、欢迎总用度(元)、可浏览此表的职员、备注。


  处置惩罚历程:从欢迎治理->起草欢迎处置惩罚签进入要起草的表单;按本单元欢迎治理处置惩罚签要求填写好各项,填完查抄无误后,便可生存该欢迎处置惩罚签。


  在欢迎治理列表界面上点击欢迎查询可以或许进入有关欢迎方面的欢迎人数、次数、用度的查询统计事变;挑选有关的统计项目,点击查询起头后体系主动统计您在某时候段中的欢迎次数、欢迎用度的查询统计事变。


  2、集会室治理


  重假如对单元的集会室举行挂号、申请、借用和治理事变。治理员可凭据详细情况点界说流程界说本单元的集会室申请流程;详细界说要领与发文流程界说雷同。集会室使用统计是对集会室使用情况的详细统计,供单元员工来检察,分为按集会室统计、 按部门排序、 按使用人排序三种要领,在填写集会室申请时可以或许随时检察当前集会室的余暇状态。


  3、车辆治理


  治理员可凭据详细情况点界说流程界说本单元的车辆申请流程;详细界说要领与发文流程界说雷同。


  车辆使用统计是对车辆使用情况的详细统计,供单元员工来检察,分为按车辆统计、按部门排序、按使用人排序、按司机排序四种要领。


  (五)、大众信息子体系:


  这里紧张供应一些大众信息放在网上供单元员工查询、浏览。为单元职员供应一个轻松、进修的网络六合。其中包罗最新静态、常常使用信息、规章轨制、大众通信录、告示栏、飞机航班、列车时候表。


  1、最新静态


  公布单元内部、国际动静静态和海内核心动静等信息。单元职员可按日期序次来检察有关信息并可按要害字举行动静检索。


  动静页面包罗的内容包罗:题目、种别、公布日期、动静内容、公布人(隐蔽)。


  治理者若想公布新的信息,可点”公布动静”进入动静信息表单举行挂号。填写好题目和动静注释等内容后按”生存”即可以或许在网上公布动静供单元员工检察。


  2、常常使用信息


  公布一样平常生存中的一些信息。可单击按作者排序、按日期排序来检察有关信息;并可按要害字举行信息文档检索;治理者若想公布新的信息,点击”起草信息”进入常常使用信息表单。可以或许创建种种分类,如科技、经济、交通、综合等信息分类,以对信息文档举行有用的治理。


  常常使用信息内容包罗:题目、种别、创建日期、内容、作者。


  3、规章轨制


  供应单元的各项政策法例、规章轨制等信息,可按种别、日期检察;也可凭据要害字检索;若有权限起草新轨制,点”起草轨制”进入轨制范例表单举行轨制范例信息公布。在这里公布者可以或许输入该规章轨制的分类:好比执法法例、公司轨制、部门职责……等,也可以或许点击下拉框来挑选一个已存在的分类。可以或许对该文档举行排序(如1,2,3等,也可以或许不输入内容)在按要求填写或点窜完内容后,点”生存”按钮,生存该文档,便可完成规章轨制的输入和编纂事变。


  规章轨制表内容包罗:分类、公布日期、题目、注释。


  4、大众通信录


  用来挂号单元内部职员和与本单元有友爱来往的相干职员的一些通信信息,以便单元职员举行网上查询。可单击按接洽人排序、按单元排序来检察有关信息;并可按要害字举行检索治理者若想增长新的接洽人信息,点增加通信录便可进入常常使用信息表单。填写接洽人姓名、单元称号、接洽德律风等内容后单击”生存”按钮便可生存该接洽人文档而退出编纂页面。


  大众通信录内容:单元称号、接洽人、职称、称呼、公司德律风、公司传真、手机号码、小我私家传呼、家庭德律风、家庭传真、电子邮箱、公司网址、单元地点、单元邮编、备注。


  5、告示栏


  该功效是一个使用得比力遍及的功效,用于在单元内部公布种种关照、告示等;告示是民众性的文档,每小我私家都能浏览。


  告示栏内容包罗:公布人、公布时候、题目、内容。


  告示牌供应的底子功效包罗:用户可以或许安装日期序次检察告示信息, 撑持全文检索、按题目、日期、作者举行检索;别的,为了包管告示牌中信息的正确性,可以或许操纵用户举行公布、点窜、删除信息等操纵。


  治理者若想公布告示,单击”起草告示”进入要起草的表单。填写好题目和告示内容后单击”生存”按钮便可在网上公布告示,单元任何一个职员都可以或许在网上浏览该信息。


  6、飞机航班


  排列了海内外一些紧张航班的时候表。在班机时候列表页面中,经由历程点击”查找”按钮,输入要搜刮的内容,单击”查找”按钮,体系将列出全部切合前提的记载。


  7、列车时候表


  排列了海内一些紧张列车的时候表。在列车时候列表页面中,经由历程点击”查找”按钮,挑选要搜刮的要害字,单击”查找”按钮,体系将列出全部切合前提的记载。


  (六)、内部互换子体系:


  1、电子论坛


  电子论坛是各人经由历程盘算机网络,对某一议题自在地颁发见解。可以或许用来在单元内部网络种种定见,如对一个新政策或新产物提出各自的见解等。


  电子论坛页面内容:主题、分类、作者、公布时候、内容。


  它供应的功效包罗: 以分类树的要领表现全部记载(按议题分类,可以或许表现记载之间的复兴干系); 可以或许按日期举行排序; 撑持全文检索、按议题、题目、日期、作者举行检索等。


  5.使用平台


  奥林协同办公体系软件在体系/网络技能上是一套扫瞄器/WEB办事器形式于一体的多平台、跨平台的周全使用体系,WEB办事器完备基于企业版Domino使用办事器。


  奥林协同办公体系网络拓扑布局图


  办事器操纵体系和硬件要求:


  Microsoft Windows NT or 2000/AIX/OS400/Solaris等Lotus Domino/Notes 5.0 以上版本内存 发起256MB以上硬盘 发起2GB以上


  客户机操纵体系和软件要求:


  Microsoft Windows 95/98/ME/NT


  扫瞄器 IE 4.0 以上


  内存 发起32MB以上


  硬盘 发起500MB以上


  


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