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协同管理软件具有哪些明显特点

返回列表 来源:SaaS之家 发布日期: 2019-03-08

  协同管理软件的实施就是一场管理革命,必须建立一套按照新的业务流程制定的工作规程和准则,尤其是在保证各项基础数据准确,和迅速响应客观环境变化方面,有一套行之有效的方法保证措施。对于一个企业来看,并不是上了OA系统就万事大吉了,最关键的还是要考虑如何能落实执行,如何能逐步让这些效果真正在内部产生价值和效益,这里面就离不开一套软件在组织的实施落实的方法了。

  通过以往很多组织上线协同管理软件的分析,泛微总结出关键的两个实施方法。

  原型逼近法

  这种方法实际上在我们日常生活或学习的过程中也都会存在,如当我们要手工画一个圆环时,可能不是一开始就能马上画好,有点可能画成了一个很奇怪的形状,有的可能画成一个椭圆或者其他的形状,然后在逐渐地把不符合的去掉,把符合的留下来,这样慢慢就可以形成一个比较正规的圆形。

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  同样的道理,在实施一套协同管理软件的过程中,其本身具备一个特点,越实施越推广越会发现用户获取的价值和效益会越来越多。但为了能达到预期的效果,我们需要不断地去完善运行,直至达到第一次预期的效果,这种方法论我们就可以称为“原型逼近法”。

  为什么要采用原型逼近法这种实施方法论?从目前组织对OA的认知方面,我们总结归纳出OA应用具有的一些明显特点:

  OA的应用范围前期可大可小,需要根据组织内部本身的特性和氛围有不同的应用;

  OA的用户范围也可大可小,一些见效容易明显也先行一步;

  同一个组织体系内容,不同人员对信息化系统的认知水平层次有比较大的区别;

  针对不同的人员,协同管理软件可使用也可有所针对性;

  前期组织整体对OA本身的期望值也会各有所不同,以及由于没有切身在自己组织内真实运行,无法在一开始就能很快预知其成效如何。

  原型逼近法简单来看主要分为3个大步骤:

  预期蓝图设计:供应商可根据以往的同类客户实施的经验,给出预期的应用蓝图,让用户能初步了解到OA软件的一些效果。

  调研访谈:再根据这些蓝图分别与不同部门的用户进行访谈交流,看看哪些应用可以增加、哪些应用符合自己现状并可推行起来的、哪些可直接借鉴过来推行的、哪些可以暂缓的。

  原型呈现:根据调研访谈调整蓝图并在系统中实现,让用户根据自身的工作情况切身的体验,并从中看看是否还有不符合或所需调整之处。

  一般来讲,原型逼近法主要遵循以上这三个环节,并依次循环进行,一次一次逼近,直至达到符合组织内可完全推行的应用来正式运行。

  循序渐进法

  当然,前面我们一般是指在第一期上线时可快速采用的方法,但由于组织本身的业务工作和内部结构也会不断的发生变化,以及本身对OA管理系统的依赖度和效果越来越强的情况下,用户方前期可能会先选择一些简单并容易见效的应用上线,后期再不断地完善,也就是我们现在所说的“循序渐进法”。采用这种方法也是由于之前谈到的OA的一些特性以及用户方对OA的使用效果来确定。若一开始就需要达到最后一个环节的所有应用效果,对很多用户方都是很难的事情,但若分拆一期一期来进行,只要坚持推进下去,是可以逐渐达到这种效果的。

  这里我们也会产生一些疑问,那我们如何能够判断评测目前的应用情况如何呢?这方面一般可采用两种模式:一是定期由供应商来现场检测和评估,并提供进一步改善的建议;二是获取相关的自行评测模型,根据这种模型定期地进行自评估,一般原则包括:

  建立一定周期的自我评估,例如一个季度一次、或半年一次、或一年一次,一般最长一年为好。

  让不同的部门和使用者来参与,由于不同部门的需求点有所差异,所以要兼顾多方面的使用用户需求。

  自测项目定期更新:当前期制定的评测项目基本上都达到后,可再次调整、提升、或细化评估项目。

  同类客户使用经验借鉴:协同管理软件除了让供应商提供这方面建议之外,还可以定期与其他同类的客户进行交流,得到一些比较可执行的评测项目。


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