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印刷ERP系统实现图书出版全过程规范管理

返回列表 来源:SaaS之家 发布日期: 2019-03-13

  印刷ERP系统的运用为企业数据信息精准化、方案集成化提供了解决途径。出版单位应借鉴运用ERP系统,结合具体业务流程,加强纸张材料的信息化手段建设,特别是构建好纸张材料批次信息的动态跟踪管理系统,从而实现图书出版全过程规范管理。

  纸张材料是出版单位经营活动中必不可少的基础物资,是图书印制的主要原材料,在图书出版成本中占有较大比重。目前,除极个别出版单位采取自存纸张的经营方式外,绝大多数都是由承印单位代存纸张,这些纸张在管理上存在着信息对接不够精准、环节转换不够流畅等问题。纸张批次管理是保证图书质量的首要环节,也是出版单位经营管理的薄弱环节。笔者就出版单位如何运用ERP系统(Enterp resouce planning,企业资源规划)对承印单位代存纸张进行批次管理,从而保证图书出版的内容质量,谈一谈看法。

  一、批次管理的概念

  批次管理侧重于物料管理的使用,一般根据企业在采购、库存、生产、销售等方面的需求进行设置,力求使物料管理达到更精准细致的层面要求和“追根溯源”的质量要求。对于纸张材料先进先出的特殊管理需求,批次管理是现行条件下可行的方法。当纸张材料的价格波动时,入库按照不同的价格区别批次;价格稳定不变时,入库按照纸张生产厂家不同的生产日期区别批次。

  二、纸张材料批次管理的现状

  目前,绝大多数出版单位的纸张材料都由承印单位代为保管。出版单位在与承印单位签订合同时,均要求承印单位使用纸张材料时按照“先进先出”的原则实行批次管理,但由于承印单位库容量有限,往往导致纸张材料批次存放无法落实,加之保管员责任心不强等原因,纸张材料通常存在着“后进先用”或批次混用的现实问题。此外,出版单位材料管理人员对纸张材料进行盘点时,一般只注重核对“表面数字”是否准确,没有深入检查承印单位是否严格执行纸张材料批次管理。

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  从纸张材料采购入库的角度来讲,当材料价格稳定不变时,出版单位材料采购人员办理同种材料(包括品牌、克重、类型、规格相同)入库时,几个批次采购的纸张均归为同一记账科目,造成印制人员在开据委印单时不能准确掌握每个批次材料库存情况;另外,印制人员提供给承印单位的委印单上只显示纸张材料名称,这也加重了承印单位保管员对纸张材料管理的困难。

  三、加强印刷ERP系统在纸张材料批次管理上的重要性

  纸张材料批次管理专业性强,涉及盘点、复核、对账等一系列操作规范和业务流程,必须通过信息化手段,特别是ERP系统的移植运用,保证纸张材料批次管理制度规范落到实处、信息数据延伸到根处。

  (一)运用印刷ERP系统能够解决纸张批次弹性管理的难题

  批次凭证管理和图书成品管理是相辅相成的两个方面。纸张材料外包装标签批次凭证管理一般由承印单位负责,而纸张材料入库单和图书成品管理通常是由出版单位负责,这就要求承印单位和出版单位既需要各负其责、各管各摊,更需要强化对接、融合互通。但从纸张批次管理现状来看,确实存在着“管用分离”等一些不可忽视的问题。运用ERP系统进行纸张批次管理,能够实现信息流与物质流的并轨链接,避免纸张批次弹性管理问题。

  (二)运用ERP系统能够避免纸张材料色差人为性选择问题

  出版单位材料采购人员在采购同一纸张生产厂家的同一品种纸张材料时,虽然订单合同一般都注明纸张质量和白度等同上一采购订单或提供样纸,但是在纸张加工生产过程中,由于色(染)料、干燥温度、纸浆硬度、漂白浆白度及增白剂、制浆原料及蒸煮方法、浆料洗净度等因素影响,会导致不同生产时期的纸张产生色差。承印单位操作人员在操作时往往掺杂着人为性选择,特别是纸张裁切和印刷过程中往往忽视纸张材料色差问题,容易使成品图书成为“夹心饼干”,一定程度上影响了读者阅读的兴趣。运用ERP系统进行纸张批次管理,能够很好地解决纸张批次管理流程不够规范的问题,杜绝随意性差错出现。

  (三)运用ERP系统能够减少对书籍设计的干扰

  现代图书的书籍设计过程,既包括制定实现整体设计的具体物化方案,也包括材料品种的选择和印刷方式。一般来说,在印刷设计中并不是纸张越白越好,设计师可以充分利用纸张白度的不同,实现丰富的设计感官效果。但如果纸张白度的先期设计和图书印制时库存纸张色差的后期选择产生现实矛盾时,就会影响方案的设计定型。运用ERP系统进行纸张批次管理,可以从源头上杜绝设计上的“翻烧饼”,提高图书出版的时效性。

  四、纸张材料批次管理在ERP系统中的实现

  纸张材料运用印刷ERP系统实现批次管理,应根据出版单位在采购、入库、出库等方面的需求进行设置,从完善业务管理要素入手,整合数据信息流、纸张材料物料流,使纸张材料管理更加精准规范、及时高效。

  (一)基于印刷ERP系统的纸张材料基本信息数据库的建立

  纸张材料基本信息的完整、准确、规范,是实现纸张材料批次管理的前提和基础。基于ERP系统的纸张批次管理,应按照印刷用纸分类方法,利用编码手段重点对“克重+品牌+品种+规格+单位+生产厂家”等纸张材料基本信息进行分类采集,建立形成纸张材料的基本信息数据库。在确保数据准确性、完整性和同步性的基础上,实现纸张材料动态化管理和规范化运行。

  (二)纸张材料的入库作业

  入库作业是库存管理最基本业务之一。纸张材料入库作业一般可分为采购入库、调拨入库和盘盈入库。

  1.采购入库

  一般来说,纸张生产厂家在经销地不设置库房,大多是根据客户的采购订单安排生产。纸张生产厂家出于生产成本和物流成本的考虑,每个具体品种的单次采购量达到一定数量才会接单。所以出版单位的同一采购订单,纸张材料应为同一生产批次。出版单位纸张材料采购人员应根据需要,在ERP系统中制作纸张材料采购单,完善采购关键要素信息。纸张材料采购单包括采购单编号、生产厂家、材料名称、采购数量、单价、金额及送至的承印单位等信息。

  各承印单位保管员收到纸张材料时,首先应根据供货商送料单内容对实物进行逐项核对验收,避免纸张材料出现质量问题和数量差错,验收后开具材料收料单(内容包括纸张材料品种、克重、规格、品牌和数量)并抽取样张。出版单位材料采购人员根据承印单位保管员提供的材料收料单,确认入库数量。纸张材料入库单包括采购单编号、入库单编号、生产厂家、材料名称、承印单位、入库数量及批次编号等信息。

  批次编号是同一批出入库的物料流向清晰可查的重要标识符号。批次编号的原则,可根据纸张材料的价格属性进行编排。编号由两部分组成,一部分是采购次数,可设置为四位数;另一部分是纸张材料的价格额度,可设置为六位数,不足六位数前面加“0”补齐,如0001021345。同一纸张材料采购单上的纸张材料分送至不同承印单位,批次编号设置相同。

  批次编号规则确定后,需要明确批次管理的级别。在系统设计过程中,考虑到同一批次纸张材料会分给多个承印单位,在不同承印单位特性值相同的情况下,将批次级别定义为物料级别,采用“批次编号+材料名称”作为标识。

  出版单位材料采购人员在承印单位提供的样张上注明材料名称和批次编号,并做存档管理,以便跟踪和分析纸张材料质量。出版单位材料采购人员通知承印单位保管员纸张材料批次编号,承印单位保管员可在相应的纸张材料外包装标签上做标记或将纸张材料根据批次编号按仓储位置存放,以便与“后进”的纸张材料区分。承印单位保管员和出版单位采购人员应分别保管好纸张材料外包装标签和纸张材料入库单,作为批次凭证管理依据。

  2.调拨入库

  库存调拨就是两个承印单位之间的纸张材料的相互调配。例如A承印单位需要从其他承印单位调拨同一品种的纸张材料,出版单位材料管理人员首先需要确认A承印单位纸张材料库存数量并检查批次编号,再查找其他承印单位是否有跟A承印单位相同批次编号的纸张材料,制作调拨单。调拨单生成后,付料单位相对应的纸张材料出库,库存减少。如果调拨的纸张材料批次编号跟收料单位库存材料批次编号一致,则该批次编号的库存增加;如果不一致,在收料单位的批次编号就是原工厂的值。

  同一批次的纸张材料分别放在多个承印单位,及时监控各承印单位同批次纸张材料的库存情况,通过调拨的手段及时合并各承印单位的零头纸,可以使纸张使用率达到较大化。

  3.盘盈入库

  为了保证出版单位纸张材料库存资产的安全和完整,做到账实相符,出版单位必须对库存进行定期或不定期的清查,查明库存盘盈、盘亏,损毁的数量以及造成的原因。

  系统自动生成纸张材料盘点清单,内容包括:纸张材料名称、批次编号、存放承印单位、当前库存数量。盘点期间暂停一切出入库操作,保证盘点的准确性。盘点时,对现存不同批次编号的纸张材料的库存量认真清点并准确录入计算机。系统会自动计算纸张材料盈亏数量及盈亏金额,如果调整纸张材料库存数量为盘点的实际数量,则会出现盘盈入库和盘亏出库两种操作,库存会相应增加或减少,这种增减体现为某种纸张材料某个批次库存数量的增减。

  (三)纸张材料出库

  纸张材料出库作业可分为正常出库、销售出库、调拨出库和盘亏出库。

  1.正常出库

  出版单位印制人员开具图书付印单选择纸张材料时,系统根据批次编号,本着“先进先出”的原则,按照批次编号的流水号正序排列显示纸张材料,供印制人员选择。如果一个批次的纸张材料数量够用,则打印付印单,已占用库存数量相应增加;如果有一个批次的纸张材料不够用,为了避免零头纸的产生,需要在选择下一个批次的纸张材料时,适当增加加放,避免图书色差的产生。付印单经承印单位相关人员确认无误后,纸张材料实际库存减少。承印单位保管员应严格按照打印出的付印单上的材料名称、出库数量和批次编号出库,不能随意变换。而在实际工作中,出版单位印制人员一天可能用同种纸张材料印刷几本书,为了更好地进行批次管理,在系统中设置已占用库存数量和实际库存数量,印制人员在开据付印单选择材料批次时体现出来。

  2.销售出库

  销售出库是根据销售出库的实际数量、纸张材料名称和批次编号制作出库单。如果纸张材料销售给承印单位,对于由于承印单位自身原因造成图书印制过程中纸张的浪费,印制人员应及时核实所用纸张批次并做销售出库,以防止纸张材料批次数量的不准确性。

  (四)纸张材料库存调整

  纸张材料库存调整时的入库、出库指在某种特殊情况下,人为地增加或减少某种纸张材料某个批次的库存数量,库存调整和盘点调整必须经过有关领导的批准并由专人负责操作。

  加强印刷ERP系统在纸张材料批次管理中的运用,能够使纸张材料使用率较大化,提高内部精益管理水平,保证图书质量的稳定;同时,运用批次管理积累的大量数据,还可以进行质量、工艺、技术的多维度分析,实现对外延伸管理。


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