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泛迅企业OA系统实现分布式办公

返回列表 来源:SaaS之家 发布日期: 2019-04-02

  一、企业现状概述

  任何一所企业,涉及行政管理、生产、销售、后勤等众多部门,人员分散,在日常的管理中经常应沟通不及时、不通畅而出现很多问题。日常工作中的沟通主要通过电话、会议、QQ及电子邮箱等,但每种方式均存在着时间、人员、环境等特定条件的限制,传递信息过程中存在缺陷,使企业的各项工作信息不能及时传达,造成责任不清等问题。 一个企业的发展需要的不仅是充足的资金、有能力有责任的人才,更需要科学、有效的管理办法和管理手段。而最有效的管理手段便是网络信息技术手段,办公自动化管理。

  现状分析:

  1、信息传递不流畅,员工与员工之间、领导与员工之间不能高效地进行工作交流。

  2、行政办公室文件纸张满天飞,资料柜爆满,造成大量资源的浪费。

  3、协同工作能力差,特别是一些需要多部门协作完成的工作,不能及时沟通或者协调力度不够,导致工作不能很好地完成。

  4、单位领导不知道各部门每天在忙什么,所安排的事情完成的准确进度无法有效的监督。

  5、异地分支机构与总部协调做一件事时,电话、传真不断,造成高额费用。

  泛迅OA协同应用系统是以企业办公流程、信息管理和内部事务管理为核心,对众多企业办公业务进行认真细致地研究和分析,深入了解和研究企业信息的形成过程和机理,借助互联网实现企业的网络办公,以信息化手段提高企业内部办公的效率,为企事业单位提供了一套真正意义上的办公系统软件。

  二、泛迅企业OA系统介绍

  泛迅企业OA办公软件基于微软Web应用程序平台,融合了当前的管理思想,是对工作流、信息流和知识管理的规范管理和增值利用,为用户提供了一个先进、高效的信息工作平台。系统完全B/S架构设计,实现了内部业务系统的统一协调。通过实施泛迅OA软件可帮助各类型企业(中小型、大型、集团型企业)提高管理,减少内部信息孤岛,领导可以在任意一点掌控全局,监控各部门运行,从而达到提升管理、提高效率的目的,自如应对电子商务和知识经济的挑战。

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  三、系统优势特点

  (1) 性价比高在关注OA核心应用,做好做精基础模块的同时,功能不断拓展升级,充分保护用户软件投资。软件价位充分考虑中国国情,通过研发、营销与服务模式的优化降低了运营成本,同时坚定走通用型产品化路线,使得软件价位理性回归。面对越来越务实的企业与政府采购,泛迅的目标就是“做用户买得起的、用得好的、不考虑价格因素仍有明显优势的好软件”。推荐阅读:泛微e-office的软件使用目标是什么?

  (2) 安全可靠。世界上没有完全安全的软件产品,但泛迅OA的研发工程师,在软件设计的每一处细节都充分考虑了网络应用环境下的安全问题,把用户对安全性、可靠性的要求,作为软件设计的第一要素。数千家用户多年的应用实践证明了泛迅OA的安全可靠。系统采用基于WEB的企业计算,主HTTP服务器采用了Apache服务器,性能稳定可靠。数据存取集中控制,避免了数据泄漏的可能。提供数据备份工具,保护系统数据安全,多级的权限控制,完善的密码验证与登录验证机制、强大的系统日志与地理位置追踪功能更加强了系统安全性。

  (3) 成熟度高在大量用户实际使用的基础上,软件历经5次版本升级,采纳用户建议数千条。得益于严格的实际应用检验,软件成熟度很高,可实施性很强,让用户真正买的放心、用的顺心。

  四、系统实施作用

  增强领导监控能力

  强化领导的监控管理,增强管理层对组织的控制力,及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况;实时、全面掌控各部门的工作办理状态,及时发现问题及时解决,从而减少差错、防止低效办公。

  节约运营成本

  不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去,等候审批、签字、盖章,而是利用快速而廉价的网络传递手段,发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作,减少工作中复杂环节,同时将传统的表格填写过程电子化,大大降低了、打印、传真、复印的费用,帮助用户能够更快地、准确地完成相关工作节约不仅是纸张还有时间。网络远程办公节约纸张、差旅、会议、通讯等方面的费用。

  实现工作流程自动化

  变革了单位传统纸质公文办公模式,单位内外部的收发文、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式,提高办公效率,实现无纸化办公。不用拿着各种文件、单据在各部门跑来跑去,等候审批、签字、盖章,而是利用快速而廉价的网络传递手段,发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作,减少工作中复杂环节。

  实现文档管理自动化

  可使各类文档(包括各种文件、知识、信息)能够按权限进行保存、共享和使用,并有一个方便的查找手段。文档管理自动化使各种文档实现电子化,通过电子文件柜的形式实现文档的保管,按权限进行使用和共享。实现文档管理自动化以后,如单位来了一个新员工,只要管理员给他注册一个身份文件,给他一个口令,他自己进入系统就可以看到这个单位积累下来的东西,规章制度、各种技术文件等等,这样就减少了很多培训环节。

  实现分布式办公

  变革了传统的集中办公室的办公方式,扩大了办公区域,可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公,大大方便了员工出差在外的办公与信息交流。

  产 品 优 势

  1. 支持网络协同工作

  采用WEB开发标准,可以随时实现在互联网上的应用,提供办公人员在办公室以外的办公手段,可以远程拨号或登录到出差地的网络,通过电话线或广域网络,随时可以访问企业办公自动化系统;将办公自动化系统应用地点由固定的物理位置延伸到其它所有被网络覆盖的地方,可提高工作效率和减少费用,并且符合现代办公方式的发展特点。

  2. 自定义实现个性化

  基于B/S的应用结构,使软件的二次开发性能大大提高,用户无需再为应用环境煞费苦心。在泛迅OA产品中,无论是企业工作流还是应用表单,用户都可以进行自定义设计,保证系统具备完全的伸缩性,随时满足不同规模用户现在和未来的任何应用需求。

  3. 无线应用支持

  A、异地办公 B、手机短信支持 C 手机移动OA

  4. 管理人性化

  A、系统安装与初始一体化 B、各模块操作方式同一化 C、系统内置自动备份功能 D、系统可设置安全模式,保证系统安全

  5. 集成了痕迹保留、电子签章功能

  可在公文(工作流)原文基础上进行修改,保留流程流转过程中每个环节的办理痕迹,使修改内容一目了然;支持各种手写笔,可以实现直接在IE里进行手写签名和批阅。通过用户名称和密码获得签章的使用权后可以签章,增强了流程的安全性和权威性。

  6. 集成了语音、视频系统

  结合公司自主开发的海天即时通,实现点对点的语音、视频交流,支持文件断点续传,提供消息群发以及离线留言功能。采用成熟的语音技术,通话双方即使是使用拨号上网也可得到很好的通话效果,大幅减少长途电话费。

  7. 集成了手机短信功能

  邮件到达通知、公文催办、会议通知、待办事宜、重要事情等均可通过手机短信方式及时通知相关人员,会议通知支持与会人员短信回复参会回执,极大提高办公效率。

  8. 科学的权限管理体系

  泛迅OA提供了一个完整的组织架构自定义模块。系统管理员通过定义“部门”、“角色”、“人员”,使系统中的各种权限设置与具体的用户分离。这样,不仅为组织结构的调整提供了强大的灵活性,同时大大减轻系统日后维护的工作量。

  9. 智能化的实时提醒功能

  系统能够方便地检索待办公文、各类收文和会议通知等待办事宜,实时准确地提醒用户合理有序地安排日常工作。

  10. 智能化的工作流

  泛迅OA的各个流程系统,采用了控制表和应用表分开的执行方式,在保证用户迅速运行企业业务流程的同时,又赋予用户更多的自定义操作。一方面,用户可以随时根据应用需要自由选择各种应用样式表单;另一方面,用户也可以根据现有模板对表单进行可视化二次开发。同时,本系统提供可视化的流程,流程提供了多版本控制、多路由合并、参与人员日志检查等功能,在流程中的每个步骤又添加了诸如决策、条件等功能,从而保证企业的工作流更趋合理化、多样化与实用化。

  11. 灵活完备的公文处理流程

  用户可以按照实际需要进行流程定制,系统将依据流程自动进行公文流转。同时用户还可以通过授权,使公文的流转过程根据授权情况自动或人为进行调整,真正体现了公文处理过程的灵活多变。流程管理员可对全部流程的流转过程进行实时监控,并可对每个工作任务进行督办或催办。

  12. 强大完备的报表统计功能

  泛迅OA提供了各类办公事务统计报表,如:工作流程统计、发文情况统计、收文情况统计、考勤报表统计、员工外出统计、其他情况统计、工作日志统计、领导活动统计,统计报表为领导做出重大决策提供了重要的参考数据。

  软 件 功 能

  功能平台

  应用模块

  功能概述

  信息交流平台

  实现信息交流、发布、沟通,确保单位领导与基层、部门间、员工间信息畅通无阻沟通。

  通知公告

  相当于日常办公中的公告板,提供发布各种信息的功能,如各种通知、通告、新闻等信息;并可按照发布的内容自行设置不同栏目,员工按职责分别赋予查看、发布和管理的权限。

  即时通讯

  对OA系统里的各类相关信息进行实时提醒,使用户在第一时间内了解查阅动态信息。

  电子邮件

  实现各用户间邮件信息往来、传递的功能,可设置自动通知、提醒功能。不需要专用的邮件服务器,便可方便实现员工间的邮件处理。

  内部论坛

  内部论坛是单位内部人员信息沟通、交流、学习的空间。每个人可以发表自己对工

  作、时事等问题的观点,也可以对他人观点回复个人见解(可匿名)。

  个人办公应用

  为单位用户提供一个自我管理、辅助管理的平台,以提高个人工作的协调性、科学性。

  文件传输

  通过OA系统向指定人员或部门发送文件(单个/批量上传均可),实现文件快速传递,同时支持消息回执提醒及手机短信服务,接收者即使不在办公室或者单位,同样可以在第一时间收到相关文件。

  个人日志

  为个人提供一个实用的记事工具,帮助员工条理化自己的工作。

  工作报告

  记录一定周期内的工作情况和进度,使领导层对员工工作进行指导。并可根据每阶段的工作情况进行总结,制定下一阶段的日程任务, 使各项工作完满完成。

  日程安排

  用于对个人日程事务进行计划、安排、查询、维护;活动计划届时会自动提醒用户;使个

  人的工作、生活更加有序、协调。

  通讯录

  用于记录和管理与同事、朋友、亲属、同学等通讯联系方式的功能模块,通过分类管理和搜索功能可以快速方便的进行管理和查找。

  行政办公管理

  实现单位日常办公信息管理,以提高单位管理水平和经营理念。

  会议管理

  对单位内部的会议室资源进行有效地管理,解决资源使用冲突和参会人员时间冲突,减少人力、物力的浪费。会议通知以系统提醒、短信等多种形式通知与会人员,并对参会人员对通知信息的查看、反馈进行跟踪。

  考勤管理

  员工可以通过网络进行上班签到、下班签退、外出登记、休假申请、出差申请等操作,实现全员的网上考勤,管理人员可考勤记录进行查询、统计、分析;系统同时集成指纹考勤机功能。

  人力资源

  对员工的人事信息进行规范化管理,内容包含员工基本信息、奖惩情况及考核情况员工培训记录、员工的职位变更情况登记,形成企业详细的人事信息库。

  办公用品

  通过对单位的各种用品的入库、领用、借用、归还、报废情况进行登记,还可以按照出入库情况进行统计,使用品的管理落到实处,规范用品管理。推荐阅读:泛微协同管理实现了企业各种资源的整合

  固定资产

  实现对单位固定资产设备进行统计管理的功能。

  车辆管理

  车辆管理实现了车辆信息的登记、用车申请和查询等功能,车辆管理员对用车申请进行审批、调度。

  工作流程管理

  工作流程

  实现灵活自定义的流程审批,无需专门技术即可方便的设定各种简单到复杂的工作流程,支持多人,多步骤协同完成工作,包括利用智能表单设计器自定义表单,自定义固定流程(固定步骤)和自由流程,帮助您实现公文、行政、人事、项目、资产、合同等业务的网上审批,提高工作效率。

  公共资源信息

  对日常经营核心管理实现电子化管理,加强电子档案管理、数据管理,提高管理规范化、现代化。

  文档管理

  可以对各种电子文件进行统一、安全的管理,有完善的授权机制、全文检索功能。利用文档管理可以对单位内各种规范性文档、常用技术文档及其它有保留价值的文档进行统一上传,通过设定各类人员的存取权限,实现文件控制管理(ISO9000)和知识管理(积累和共享)。

  规章制度

  实现单位所有规章制度、相关法律法规信息的集中、分类管理。员工可以随时、随地及时查询、学习相关规章制度信息。

  在线调查

  各部门成员用户可以进行在线调查投票,方便管理者进行各种分析决策。

  天气预报

  及时了解指定地区(默认为本地)48 小时天气预报、变化情况。

  考试中心

  在线建立考试题库,随时生成计算机试卷,可以通过考试中心测试用户技能掌握情况,计算机在题库中随机生成试卷,自动阅卷、打分、排名。

  常用链接

  常用链接可以收藏一些系统或者网站的链接地址,分为公共和个人两类,有权限的用户可以定义公共链接,作为网络版的收藏夹。

  业务管理平台

  实现各职能管理部门相关业务管理信息化,以提高业务管理水平。

  项目管理

  项目管理是一个功能强大、可以灵活配置,满足各种项目管理需求的子系统,包括立项管理、项目近观权、项目申报、项目建设等内容。

  销售管理

  销售报价、订单、发货、出库、销售开票、收款、合同/订单执行情况分析、销售出货明细汇总、销售出货统计、客户分析、销售分析、售后分析、基础信息维护。

  采购管理

  采购申请、采购订单、采购到货、采购入库、采购开票、采购付款、采购申请单执行情况、采购订单执行情况分析、采购订单逾期、采购进价波动分析、采购进货明细汇总、采购进货统计、采购进货退货统计、采购进货月分析。

  客户关系

  对客户信息进行必要的登记、管理专门的客户服务活动,帮助销售人员对不同客户的习惯和喜好进行详细了解,不仅有助与提高客户满意度,改善客户关系,更能有效的维护与客户的长期的合作关系。

  报表统计

  是辅助领导决策的一个重要功能,系统提供了相关办公的各类统计报表,如:工作流程统计、发文情况统计、收文情况统计、考勤报表统计、工作日志统计、其他情况统计等。

  系统维护

  面向系统配置维护管理。

  权限设置

  实现各应用模块的权限、范围控制。

  身份认证

  实现与硬件设备(eKey)、手机短信验证码的认证,可自定义IP地址段的身份认证方式。

  配额管理

  可以定义文件上传大小、人员可使有空间大小、可以按不同职务、角色等定义。

  定时服务

  可以定义定时服务周期、时间长度、重启/启动规则等。

  后台管理

  功能设定

  实现系统用户角色、权限及部门的设定,。系统中相关参数都可由用户自行定义,包括各类字典数据、短信设置、邮件设置、考勤参数、计划报告类别、公文参数、密码修改等等。

  运 行 环 境

  硬件配置:

  服务器安装有协同办公系统及必需的软件、硬件、网络支撑环境,服务器性能好坏将直接影响到办公自动化系统的运行速度、存取效率。所以,建议为办公自动化系统配置专用的服务器,建议采用品牌服务器,其原因一是性能稳定,二是服务保障。

  服务器硬件配置:按100用户数使用需求,参考推荐配置为:INTEL 至强3.0G CPU;2G-4G内存;80GB以上硬盘空间(2-3块,可作RAID备份);100-1000MB网卡。

  客户端硬件配置:客户机的配置没有严格要求,只要能满足打开IE,登录和访问协同办公服务器就可以了,建议PIII800M以上CPU,512MB以上内存,10-100MB以上网卡。

  系统环境:

  WINDOWS2000及以上操作系统(Windows2000 Server、Windows2000 Advanced Server、Windows XP、Windows 2003) WWW服务:Microsoft IIS5.0以上 数据服务器(对于较小规模用户为了降低投资,数据服务器与应用服务器可以放在同一台机器上)数据库:Microsoft SQLServer 2000以上版本

  网络环境:

  服务器需要能24小时运行,保证各用户随时连接服务器并访问办公自动化系统。局域网内用户均通过本地IE软件以服务器IP地址登录办公自动化系统。

  非本地部门及其用户(如子公司、驻外机构)的连接采用以下两种方法之一:

  单位已拥有固定IP(固定域名,例如申请了宽带),则通过IE直接以服务器IP地址(指固定IP,非局域网内IP)实现远程访问,也可通过专用域名(需申请)访问。

  单位无固定IP,则通过VPN、花生壳域名解析等技术实现远程访问。

  注:1、由于协同办公系统的使用效果直接收到企业单位硬件、软件、网络的影响,因此建议企业单位在节约投资的前提下,尽可能提供良好的系统运行环境。2、具体的实现、实施方式可以会同我们的技术人员共同进行。


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