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如何构建自有协同办公平台

返回列表 来源:SaaS之家 发布日期: 2019-04-17

  在中国,90%以上的企业都面临着员工成本高,办公效率低等问题。越来越多的企业,开始借助移动互联网工具来解决这些问题。中小型企业大多使用微信,qq等公共即时通信平台作为企业内部沟通工具,但这些公共平台并不能满足大型企业的核心诉求。

  大型企业组织架构复杂,业务流程繁琐,员工往往要同时登陆N个平台,IT部门监管困难,数据安全无法保障。企业不得不考虑建设一套自有的、可以无缝集成各个业务系统的一体化融合通信平台,以解决员工沟通、消息统一、业务融合等问题。本文将从技术实现和用户体验的角度出发,聊聊大型企业如何构建自有协同办公平台。

  企业协同办公平台的技术实现

  2018年,网易云信推出了一整套企业服务解决方案,并成功帮助万科、顺丰、申通等大型企业顺利搭建了自有的协同办公平台。相信2019年还会有更多企业选择转型。那么,从技术上如何构建企业自有的协同办公平台?建议参考如下技术架构:

  其中,硬件层需要支持多种部署模式,包括公有云、专属云、私有云和混合云,服务支持运行在物理机、虚拟机和云主机上。这样既能通过保障数据内网传输处理、存储,与公网隔离的方式提高企业数据资产的安全性,也能通过公网能力解决跨地域数据的互通和媒体流分发以及对资源的高性能的要求,降低企业内部跨地域沟通以及外部生态合作伙伴上下游协作的成本。

  能力层需具备企业通讯需要的基本能力,包括但不限于消息/信令通道,即时通讯,实时音视频通话能力。包括客户端到大屏的能力以及视频直播点播能力,基本涵盖和支撑了企业服务的大多数场景。核心能力作为平台的业务基础,需要考察其架构设计和实现上的稳定性、可用性和可扩展能力。

  另外,应用接口开放平台提供的接口支持与现有系统或扩展系统打通,尽可能的快速进行数据的迁移。可视化管理后台方便系统管理员方便地管理组织架构、人员权限、发送短信邮件等。应用接口开放平台作为第三方系统和企业服务的纽带,可以通过提供给第三方系统调用的API接口以及核心能力侧提供的API服务将所有系统和业务串联在一起,以便信息准确快速的到达。

  最后,应用层应该覆盖常见的用户操作平台,如Windows、iOS、Android、MacOS、Web端,甚至嵌入式平台。应用层的开发框架应该是基于大众技术的可供开发人员快速二次迭代的成熟方案,比如通过JS+HTML+CPP复合技术构建的跨平台桌面端研发框架,一次研发同时覆盖Windows端和Mac端,通过H5/Flutter技术减少端侧相同业务在不同端的重复研发工作量等等。

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  企业协同办公平台的用户体验

  除了技术实现外,还应考虑企业员工的使用体验,这也是在企业内部推动员工使用该平台的重要因素。这点网易系产品有着较大优势,云信近期推出的 NICE套件产品,在交互体验上也有很多值得企业借鉴的部分。同时笔者调研了来自十个不同行业的大型企业员工及管理者,总结出一个有着用户体验的协同办公平台需要具备的几个特性:

  一,强大

  企业员工每天打开电脑都会登陆平台,且对很多功能都会有深入的使用,是一种重度使用方式。

  这种重度使用方式,决定了以下几个设计特性:

  1,更注重效率

  在员工沟通场景中,会面临大量的消息、待办、任务、通知等信息,尤其对于管理者这类信息枢纽型岗位。因此信息处理、信息操作的效率非常重要。比如在某些企业通信产品中,会提供“高效模式”的功能,可以自动帮用户列出各类信息的优先级,让用户可以优先处理最重要最紧急的事情。再比如,某些产品提供这样的功能,在几百条的群消息中快捷地定位到“@我”的消息,这些功能都能大大提高用户的工作效率。

  2,更大的阈值

  在企业场景中,单次发送十几张甚至几十张图片是很常见的,在设计时必须提供更大的阈值,以满足企业场景需求。与此类似的还有“文件大小限制”、“群聊人数限制”、”备注长度限制”等等。

  3,快捷方式

  企业用户往往会花费更多时间去研究如何高效地使用软件,所以设计的快捷键、快捷方式能够非常受到用户的喜欢。比如,用户可以直接在桌面上拖动一张图片,放到某个群成员的头像上,就可以发送这张图片给他。再比如,可以直接将聊天窗口中的文件拖到某个历史联系人上,就可以实现转发,都是很不错的设计思路。

  另外,详实而丰富的快捷键也非常实用,比如“标记已读”、“搜索”、“切换会话”、“添加为代办”等等。这些快捷键虽然学习成本高,但一旦学会将会非常便捷,尤其对于那些软件使用频率较高的行政、人事、法务等岗位的人员。

  二,融合

  “融合”这个属性可以从两个方面来说。一个方面是,企业协同办公平台作为企业产品,需要融合各个企业以及企业中各种职位的不同需求。另一方面是,企业协同办公平台天然需要加入各类第三方产品,所以必须在设计层面融合各类产品,保障体验的一致性。

  1,组织架构融合

  每个企业的组织架构都千差万别,对于小微公司而言,组织架构是扁平的,非常容易处理。但对于很多大型公司而言,组织架构庞杂,存在“子公司”、“合作伙伴”、“外包”、“供应链”等各类关系链。

  为了组织架构具有良好的“融合性”,将来企业扩张或调整时仍然可以使用当前的通信平台。在设计组织架构时应该以复杂度的企业架构作为基准进行构思,然后根据当前实际组织架构进行设计,并将未来5年内可能有的非标组织架构考虑在内。

  在早期,组织架构的逻辑需要力求简单,即使放弃一些小场景的体验。因为随着项目的推进,会有越来越多的逻辑添加进组织架构,如果期初的逻辑就比较复杂,则后期的逻辑会非常难以处理。举个例子,比如“一个员工可以属于多个部门”,在早期不要做这个逻辑,因为一旦这个逻辑加进去,后期组织架构每加一个功能都要考虑“多部门成员”的问题,开发成本会急剧上升,组织架构的融合性会急剧降低。

  2,权限融合

  和组织架构类似,每个公司的权限也都有着非常大的差异。为了权限具有的“融合性”,必须让最初的权限设定具有清晰的逻辑。权限设计有3个维度:权限、成员、权限范围,如果某个维度如果因子较多,则需要聚合。比如权限较多,则需要聚合为“权限集”,成员较多可以聚合为“角色”。如果聚合后仍然难以管理,则可以再次聚合,比如将“角色”聚合为“角色组”。

  了解这个逻辑后,还需要秉持“独立性”原则,才能让权限具有良好的融合性。也就是多种权限、角色、范围之间彼此独立,比如管理员的管理范围和查看范围独立,管理员的前台查看权限和后台查看权限独立,这样最终的权限逻辑才会非常干净,融合性良好。

  3,设计融合

  企业协同办公平台会进驻很多第三方应用,如果需要保持体验一致性,可以采取以下4种设计融合的方法:

  a对于轻应用而言,提供统一的“界面模板”,类似微信公众号模板。

  b对于交互相对较多的应用而言,可以采用通用的UI组件进行前端定制。

  c对于复杂应用,可以在原应用基础上进行UI样式轻改造。

  d如果应用本身无法改造或成本较大,则可以将应用设计成“小程序”的概念,相当于独立于融合平台的应用,这样感知层面的割裂感会大大减小,具有一定的融合效果。


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